ケーススタディコーチングメルマガ case36
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case36「不毛な会議を意味ある会議へ変革させた事例」
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２００９年に入り、１月も最終週になりました。
今年のご自身の目標に向かって、
一歩前進した１か月となったでしょうか。
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case36「不毛な会議を意味ある会議へ変革させた事例」
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さて今週のケーススタディは、
先週のメルマガでご案内したとおり、
「不毛な会議を意味ある会議へ変革させた事例」について
ご紹介します。
昨年私がご縁あって関わらせていただいたある企業の１事業部の
会議の改革についてのお話です。
この事業部は毎週１回、月曜日の午前中に１時間〜１時間３０分の時間を使って、
定例会議を行っていました。私が関わりを持った当初は、定例会議だから
惰性でやっているといった雰囲気が伝わってくるものでした。
最初に私は、
事業部長に、
定例会議の目的をあらためて明確にするためのヒアリングをしました。
この事業部は、
事業部長、専任の営業１名、技術者８名、アシスタント１名からなる事業部で、
当初の会議の目的は、進捗確認と情報共有の場ということでした。
そのことを受けて一度その会議にオブザーバーとして私が参加させていただき、
実際はどのようになっているのかを肌で感じさせてもらいました。
結果は、会議参加者のほとんどが自分からすすんで意見を出すことはせず、
事業部長に指名されると意見を話すというような状態。
また、ひたすら営業報告と営業の駄目さ加減をつつくような会議になっており、
営業と技術者との意見交換や情報共有、
将来的な展望などを共有できるような場は残念ながらそこにはありませんでした。
そこで次に私は、
会議参加者の中でも、
特に自分からは進んで意見を出さずに控え目な印象を受けた数名の方に、
現在の会議についてどう思っているのか、どんな会議だったら意味があり、
また自分からも意見を出してみようと思えるのかについてヒアリングをしました。
以下は、彼らからあがった主な意見です。
・意見を強く言える人だけで勝手に進んでしまうミーティング
・営業をひたすら責めるミーティングで参加している自分たちも
気分があまり良くない
・意見を聞かれるというよりも、上司から一方的に報告があったり、
意見を言えるよう な雰囲気がない
・あまり営業の数字的に良い現状でないにしても、
もう少し将来的な明るい話などもしたい
・みんなが忙しすぎて、互いがどんな状況であるのかよくわかっていないので、
同じチームのそれぞれが今、どんなことをしているのかを知りたい
どれもちょっと進行を変えるだけで、解決しそうな意見ばかりのように感じました。
また彼らの中から、毎回の定例会議の時間の使い方について、
時間の分単位まで計画された
進行のアイディアまであがってきましたので、
これらすべてを事業部長に私から報告をいれました。
最初から、うまく会議が進行するわけではありませんが、
せっかく彼らが自分たちで考えて出してきた会議の仕方なので、
とにかく試してみませんか？とご提案をしました。
そしてその結果、
やはり最初から上手に進行ができたわけではありませんが、
これまで意見を積極的に言えなかったスタッフも、
自分たち自身で
このような会議なら良いのではと考えた進行のもとでの会議であるため、
少しずつですが自発的に意見を出すようになってきました。
また、会議の進行を事業部長だけがするのではなく、
スタッフが毎回交代で役割分担することで、
会議の進行の難しさを体感することになり、
結果として、会議参加に協力的になっていく姿をまのあたりにしました。
この事例を通して私がお伝えしたいのは、
自分たちが必要とする会議の進め方は、自分たちの中に最良のやり方があることが多いので、
事業部長だからと自分で全部を背負うのではなく、
会議に参加するスタッフ全員に、まずは一度、会議の目的を伝えたうえで、
どのように会議を進めていくのが良いか、
どのような時間の使い方をするのが良いかなど、
アイディアをどんどん出してもらうことはとても良いことだと思います。
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