ケーススタディコーチングメルマガ case35
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case35「不毛な会議からの脱却」
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case35「不毛な会議からの脱却」
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さて今週のケーススタディは、
「不毛な会議からの脱却」についてです。
多忙な日常業務の合間をぬって、月曜〜金曜までに短いものから長いものまで
本当に驚くほど多くの会議と称する集まりが会社で働いているとあります。
会議はそもそも、各々の会議ごとに目的があり、
そのテーマに関連する人々が忙しい仕事の合間をぬって集まり、
限られた時間の中でたくさんのことを決めていくための大切な機会なはずです。
しかしながら実際のところ、
会議そのものの目的が不明瞭であったり、
毎週定例のことだからと惰性で集まっていたり、
はたまた、結局、誰が、いつまでに、何をする、というような
決定事項がなされないまま次回まで繰越のような状態で終わったりと、
なかなか思うように時間を使えていないのです。
そこで今回は、
そのような不毛な会議から脱却するためにできることについて
お話します。
今週はまず、会議を運営するにあたって、
まずはやっていただきたいことについてのみお伝えします。
私がこれまで関わってきた仕事には、
会議ファシリテーションや会議の活性化などといった仕事もあります。
それだけ、どこの企業も会議の運営については頭を悩ましているという
現れだと思います。
実際に話を聞いてみると、
・なるべく参加者に話させたいと思うけれど、みんながあまり話したがらない
・発言者はほぼ決まっている
・指名されたら話しをするが、
自分から自発的に意見やアイディアなどは出したがらない
・話が堂々めぐりになってしまう。
・他の人の発言に興味関心がない
というような意見が多く聞こえてきます。
このメルマガを読んでいる皆さん自身が、
日頃、会議の進行役をするような立場であるなら、
まずは会議の運営について、
一度、会議の参加者（＝部下？）に聴いてみてください。
たとえば、
「いつもの○○会議について、どういう風に運営してほしい？」
「どういう進行をしたら、もっと会議が活発すると思う？」
「○○会議を、もっと意味あるものにしたいと思っているのだけれど、
何か良いアイディアや意見はないかな？」
というような質問を投げかけることで、皆の考えや意見を引き出してみるのです。
会社における会議は、ほとんどの場合、
上司から「会議、やるぞ！」と言われて、
半ば強制的に参加している状態を
作り出していることが多いです。
それを、その会議に参加する部下一人一人に、
「会議の運営について、何か良いアイディアはないかな？」
「会議はこう運営してほしいというような意見があれば教えてほしい」
というように、相手のリクエストを引き出すことをします。
大切なスキルのひとつです。
声に出して自分から主張することが苦手な部下であっても、
部下の中には一人一人、いろいろと意見を持っているものです。
その意見を引き出すために、たずねてみるのです。
そこで引き出されたリクエストを書きならべてみると、
意外とすぐに実践できることも多く、
ましてそのリクエストはすべて部下の言葉そのものですから、
ひとつひとつを実践していくことで、
結果、部下も納得のいく会議運営ができるようになり、
参加者の会議に対する参加意欲も高まるという
良い結果を得ることができます。
まずは、これからの会議運営について、皆でアイディアを出しあい、
どのような会議進行にするのか、
時間配分やその内容について話し合って決める
という会議を1度、持ってください。
その時に、
進行役である皆さんや、
日頃から意見をどんどん出せる部下の意見だけで進めていくのではなく、
口をなかなか開かない部下にも、
必ず彼らの心の中にはリクエストが眠っているはずなので、
そのリクエストを口に出す機会をこちらから作ってあげるようにしてください。
そうして出た、リクエストや意見をみんなで共有し、
自分たちの会議が、時間内で建設的かつ生産的に行われ、
意味のある会議になるような会議の組み立てを
一緒に決めてみる時間を持つことで、
今後開かれる会議は、
確実に活性化し、意味を持つものとなると思います。
次週は、
実際に私が昨年関わった、ある会社の会議の活性化について、
上記にお話したようなリクエストの引き出しから、
実際の会議の組み立てを決めるところまでについて、
リアルな体験談をお話します。
お楽しみに。
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